恒丰公司的销售网络现在覆盖全中国，已经在内地30多个城市开设了80家金至尊专营店，将来还要开发300家专营店；另外，在欧洲也有销售点。
恒丰金业企业资源部行政经理冯伟光表示，这么多分销点对于恒丰公司的跨地区管理是一个挑战。
恒丰各分店每天会有大量的传真、电话、email传到公司总部。特别是，分店与总部营运部门之间每天有大量文档需要及时传递，沟通内容涉及到：调换货、业务咨询、型号统计等，不仅信息量大、种类多，又要求及时反馈。如果单纯依靠邮件和传真、电话的方式进行沟通和管理，不但工作效率低、成本高、而且容易混乱出错。传统的办公方式已经很难适应恒丰珠宝的业务发展与管理需求。
经过比较选择后，恒丰公司选择了点击科技的竞开协同之星(GK-Star)，在其基础上建立办公新平台——GK—Star，并安装了竞开工作流管理系统来实现内部公文的快速流转。

协同让办公“天涯若比邻”

“协同为我们创造了‘天涯若比邻’一样的办公氛围。现在全国各地销售渠道实现了信息的及时交互，无论是销售数据、还是物流调配、甚至产品设计的思路，都能通过GK—Star进行便捷地沟通，” 冯伟光认可地表示。
据介绍，目前恒丰各分店通过GK—Star的协作区向总部汇报每日、周、月的业务数据，节省了长途电话、传真用的纸张等大量的分店沟通成本，提高了工作效率。原来总部从接受各地分店的报表与计划到处理，至少需要一周，现在各分店在三天之内就可以得到反馈。
集团每个工作人员的联系方式都在协同办公平台上，员工处理邮件、联系业务、请假、派车等事务都可以在这个平台上进行，而且每个员工处理过文档都要放入协作区中，方便了领导的确认和大家的取用。如果哪一个文档进行了改动，系统还会自动标出修改标记，便于跟踪处理。

如果领导遇到紧急事务需要召集各分店进行研讨，会务人员不用再像以前那样，花几天时间，紧张地安排场地、电话通知各分店、确认参会人员等琐碎的事情，现在，有了协同办公工具GK-Star，一切都方便、省事了。
领导可以首先在GK-Star中建立了一个名为“某某项目研讨会”之类的协作区，然后添加了包括研讨日程、讨论板和共享文档在内的协同工具。紧接着，点击联系人名单，再一个个添加各分店店长的名字到协作区中，项目成员就可以接受到邀请信息，直接进入协作区参与讨论。这样，一个虚拟的以项目为核心的团队诞生了，不用打电话，不用发送E-Mail，不用来回出差奔波，节省了时间和会务成本。

部门经理也受益非浅。举例来说，对于“调换货”这样一个跨部门、跨地域的项目，很多意见需要反复沟通。没有GK-Star以前，部门经理几乎天天抱着电话说得口干舌燥。现在好了，可以发送语音邮件，还可以直接点击项目成员的图标发送即时消息，传送文件，发送手机短信等。一些重要的问题的沟通，该经理可以在讨论板上发布帖子征求领导、分店的意见。大家你一言我一语，就好像在网上论坛灌水一样，及时讨论并解决问题，而且很多重要的讨论和决策过程就这样完整地保留下来。

如果员工在外出差，也可以启动笔记本电脑，进入GK-Star的协作区，与同事之间保持密切联系。
项目成功实施后，深圳恒丰的陈总深有感触地表示：“协同办公不仅是一种先进理念，还能落到实处！”

助力ISO9000:2001认证

最让冯伟光印象深刻的，是在协同办公平台上实施的竞开工作流系统帮助恒丰拿到ISO9001：2000质量控制体系认证证书。
ISO质量控制体系认证的一个重要内容，是要求公司所有工作流程都是可证明的，比如说，对于领导签发的流程，必须要有一个详细文挡对此流程进行说明，这些文档也叫受控文挡。评审一个公司是否达标就是检查其是否有受控文挡，以及能否及时拿出受控文挡。
项目实施之前，很多受控文档都是纸质保存的，不利于保存，也不便于查找。现在，所有与业务流程相关的文档、报表等都保存在GK-Star里面，可以随时随地查看。