泸州老窖是中国久负盛名的名酒生产企业之一,也是在深圳交易所较早上市的股份有限公司之一。拥有总资产30亿元,下辖15个车间,年产泸州老窖系列酒5万吨以上。近年来,中国的国民经济持续高速增长,人民收入普遍增加,物质消费与精神消费日趋旺盛,对于白酒行业而言,面临着新突破和新机遇。
不过,在国家总的“限制发展”方针下,白酒企业的生存压力也更大,不仅要针对新的消费需求开发更多的新产品,还要面对全国数万家白酒企业的激烈竞争。除在传统的酿造工艺之外,泸州老窖十分重视企业信息化建设,公司高层认为:信息化将是提高泸州老窖竞争优势的法宝之一。为此,泸州老窖实施了多种信息系统:如用友财务系统,正在试用的浪潮ERP系统,先进的通讯设施,以及ADSL宽带上网等等。但是,随着上述基础设施的改善,公司跨部门、跨地域协作以及移动办公中存在的问题日益凸现出来。
1.跨部门、跨地域协作问题
与目前大多数国企一样,泸州老窖的组织结构比较复杂,各种机构总共30多个,还有遍布全国的分公司和代理商。这些机构和团队成员分布在不同的地理位置,彼此之间交互的信息呈爆炸式增长,协调管理费用非常高。大量工作需要不同部门的人员组成临时性的项目小组,例如新产品开发,新的渠道拓展、新的市场活动等等,现有的财务系统和ERP系统不能解决这些跨部门、跨地域的非固定流程,他们之间的协作主要还是基于电话、E-Mail和服务器文件共享等,效率低下,不能实时互动,存在较大的安全隐患。
2.移动办公问题
泸州老窖的销售人员和代理商遍布全国各地,销售人员几乎一半的时间都在出差,移动办公成为他们最主要的工作方式。移动办公离不开笔记本电脑,但是如果没有良好的通讯和信息共享,笔记本电脑也只是一个移动的“信息孤岛”而已。出差在外,销售人员经常需用申请市场费用支持、销售价格折扣等,有时候还需用实时的查询供应链情况,根据需要紧急调货等,以往只能通过打电话和E-Mail与总部联系,因为地域的阻隔,往往不能快速响应,贻误了商机;在当地碰到一些有价值的市场信息,也没办法及时与总部方面深入沟通;出差时间一长,公司规章制度、销售政策的更新也无法同步。对总公司来说,激烈的竞争需要动态的销售管理,而出差的销售人员则像断了线的风筝,很难掌控。
因此,如何充分发挥现有IT应用系统和领先的通讯设施,实现跨部门、跨地域的协同工作,全面满足移动办公的需要,提高业务管理效率,成为泸州老窖迫切需要实现的问题。
协同应用解决方案
在经过了仔细的考察之后,泸州老窖最终采用了点击科技的协同应用解决方案,圆满实现了公司跨部门、跨地域协作和移动办公的需求。点击科技的协同应用解决方案由新一代协同软件——竞开协同之星(GK-Star)及竞开工作流管理系统(GK-Workflow)两大部分组成。
其中,GK-Star是点击科技自主开发的协同软件产品,也是国内第一个商业化的协同软件产品。在功能上,GK-Star融合了电子邮件、即时通讯、协作区、名片库、文档管理、日程安排等多种沟通和协作工具,能够根据客户的不同需求转化成相应的信息化解决方案,例如客户关系管理、远程办公、项目管理、在线培训等。GK-Workflow是一款流程自动化管理软件,主要用于优化和管理政府、企业的办公流程,包含工作流系统管理端和工作流系统应用端。
在泸州老窖上上下下的全力推动和配合下,点击科技的协同应用系统在三个月之内全部实施完毕。投入应用后,解决了泸州老窖存在的跨部门、跨地域沟通协作问题,使移动办公真正得以实现。具体来说,为客户带来了如下利益:
1.跨部门、跨地域沟通协作水平大大提高,沟通成本大为下降。
通过协同应用系统,企业领导能够随时了解员工的工作进度,听取人员汇报,安排工作日程等,工作人员之间也可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论。
2.移动办公进入到移动协同的新阶段。
GK-Star使遍布各地的销售人员和泸州老窖总公司之间自动形成一张信息沟通的大网,无论销售人员身处何处,以何种方式办公,都可以与这张网上的任何节点沟通、协作、同步更新。GK-Star的应用不仅节省了差旅和通讯费用,也使原有的硬件成本进一步增值。
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